Statusfeststellungsverfahren: Warum du als Gründer:in deinen Versicherungsstatus klären musst

Du glaubst, beim Gründen ist das Finanzamt deine einzige Hürde? Dann kennst du die Endgegnerin noch nicht: die Deutsche Rentenversicherung. Sie entscheidet über deinen Versicherungsstatus – und deine finanzielle Zukunft.

Junger Gründer verzweifelt an Statusfeststellungsverfahren

Du hast gegründet, dein Produkt ist epic und die ersten Kund:innen sind schon an Bord – läuft bei dir! Als Gründer:in hast du jetzt tausend Dinge im Kopf: von der Optimierung deiner Marketingstrategie über den Aufbau des besten Teams bis hin zu Finanzierungsrunden.

Aber hast du dich schon mal gefragt, wie es eigentlich um deinen Sozialversicherungsstatus steht? 🤔 Falls nicht, wird es höchste Zeit! Denn dieser Status entscheidet darüber, ob und welche Sozialversicherungsbeiträge du zahlen musst. Wer hier nicht aufpasst, verschenkt Cash.

Sozialversicherung: Wo Pain und Gain sich die Hand geben

Sozialversicherung klingt nicht nur nach viel Papierkram – es ist auch ein echter Formular- und Behördendeutsch-Pain. Allerdings geht es bei Kranken-, Pflege-, Unfall-, Renten- und Arbeitslosenversicherung um etwas super Wichtiges: deine Sicherheit.

In Deutschland gilt grundsätzlich die Versicherungspflicht. Angestellte sind automatisch versichert, wer gründet oder selbstständig arbeitet, ist unter Umständen allerdings von der Sozialversicherungspflicht befreit.

💡 Was bedeutet sozialversicherungsfrei?

Menschen ohne Sozialversicherungspflicht können freiwillig in die Rentenkasse einzahlen und zwischen privater und gesetzlicher Krankenversicherung wählen.

Das Problem? Die Regeln sind intransparent und ihre Auslegung kann sich jederzeit ändern:

Du bist Alleingesellschafter:in einer GmbH? Dann bist du in der Regel sozialversicherungsfrei.
Du holst dir andere Gesellschafter:innen mit gleicher Stimmverteilung ins Boot? Sobald du Entscheidungen nicht mehr allein triffst, könntest du als abhängig beschäftigt gelten – und das bedeutet Sozialversicherungspflicht.

Je nachdem, wie dein Unternehmen aufgebaut ist, kannst du also plötzlich doch versicherungspflichtig werden und musst dann im schlimmsten Fall Beiträge nachzahlen – und zwar für bis zu vier Jahre!

Deshalb ist das Statusfeststellungsverfahren so wichtig für Gründer:innen.

Das Statusfeststellungsverfahren: Definition und Bedeutung

Viele Gründer:innen gehen davon aus, dass ihr Status automatisch klar ist. Klarheit bringt jedoch erst das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen

Rentenversicherung (DRV).

Die DRV hat dafür extra eine eigene Clearingstelle eingerichtet, die Arbeitsverhältnisse rechtlich einordnen und klären soll, wer als Arbeitnehmer:in gilt und wer selbstständig tätig und damit von der Sozialversicherungspflicht befreit ist.

Besonders relevant ist das Statusfeststellungsverfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. In diesem Fall kann sich der Status schnell ändern, wenn du zum Beispiel neue Investor:innen überzeugst (🥳) oder sich die Beteiligungsverhältnisse aus anderen Gründen ändern.

💡 Obligatorisches und freiwilliges Statusfeststellungsverfahren: Für wen gilt was?

Selbstständige können das Verfahren freiwillig anstoßen und prüfen lassen, ob die DRV sie als selbstständig oder scheinselbstständig einstuft. Neben dem freiwilligen gibt es noch das obligatorische Verfahren, das bei der Clearingstelle zum Beispiel angestoßen werden muss, wenn

du als angestellte:r Geschäftsführer:in oder Gesellschafter:in arbeitest
dein Unternehmen Angehörige, Ehe- oder Lebenspartner:innen beschäftigt

Um auf der sicheren Seite zu sein und keine ungeplanten Nachzahlungen zu riskieren, solltest du das Verfahren asap anstoßen, wenn du gründest oder in die Geschäftsführung einsteigst.

3 Gründe, warum das Statusfeststellungsverfahren ein Muss ist

Clearingstelle, Rentenkasse, Versicherungspflicht – das alles klingt furchtbar trocken und bürokratisch für dich? Ist es auch! Aber es gibt drei gute Gründe, warum bei diesem Thema „get shit done“ das bessere Motto ist als „wird schon passen“.

1. Dein Versicherungsstatus ist nicht immer offensichtlich

Viele Gründer:innen denken, sie gelten automatisch als Selbstständige und müssen keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Theoretisch giltst du als selbstständig, wenn dir 50 % der Firma gehören. Allerdings heißt das noch lange nicht, dass die Rentenversicherung dich damit automatisch so eingestuft. Auch mit deutlich unter 50 % kannst du noch als selbständig gelten.

2. Dein Status kann sich jederzeit ändern

Dein Versicherungsstatus ist nicht in Stein gemeißelt – stellt die DRV rückwirkend fest, dass du eigentlich doch versicherungspflichtig bist, drohen dir im schlimmsten Fall verdammt hohe Beitragsnachzahlungen.Nachdem das Bundessozialgericht 2015 den Status von mitarbeitenden Gesellschafter:innen und Geschäftsführer:innen neu beurteilte, wurden in einigen Fällen fünf- bis sechsstellige Nachzahlungen fällig.

3. Ein Verfahren bringt dir Klarheit und Sicherheit

Niemand hat Bock auf hohe Nachzahlungen oder Versicherungslücken. Das Statusfeststellungsverfahren gibt dir eine rechtssichere Einschätzung und erspart dir ungeplante Ausgaben. Es lohnt sich also, auch wenn der Prozess mit Papierkram verbunden ist.

Step by step: So machst du das Statusfeststellungsverfahren als Geschäftsführer:in

Wenn du glaubst, „Mein Steuerberater sagt mir schon, wenn ich irgendwas beachten muss“, liegst du leider falsch. ⚠️ Sozialversicherung ist nicht der Hauptfokus der Steuerberatung.

Es liegt also an dir, aktiv zu werden – oder dir jemanden zu suchen, der das Thema wirklich auf dem Schirm hat. Damit du beim Statusfeststellungsverfahren nicht im Dunkeln tappst, ist hier deine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Antrag online stellen: Du findest das Statusfeststellungsverfahren-Formular bei der DRV und kannst es dort sogar digital ausfüllen. Das dauert ca. 30 Minuten.Was du dafür brauchst, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Antrag einreichen, warten und Tee trinken – viel, viel Tee 🍵: Die DRV prüft deinen Fall. Das kostet zwar nichts. Allerdings musst du bis zu drei Monate auf ein Ergebnis warten. In der Zwischenzeit kann es sein, dass die Clearingstelle Fragen zu deinem Antrag hat. Post von der DRV solltest du also unbedingt öffnen und reagieren. Unsicher, was die DRV von dir will? Unser Behördendeutsch-Übersetzer hilft weiter.
Ergebnis checken: Die DRV erstellt für dein Statusfeststellungsverfahren einen Bescheid. Ist das Ergebnis nicht wie erwartet, kannst du Erläuterungen anfordern oder Widerspruch einlegen.

Welche Unterlagen und Angaben brauchst du für den Antrag?

Damit du schneller durch das Formular kommst, zeigen wir dir, was du parat haben solltest. Für DRV-Anträge brauchst du deine Versicherungsnummer. Warst du schon einmal angestellt? Dann hast du in der Vergangenheit DRV-Schreiben per Post bekommen und findest dort die Nummer. Ansonsten gibt dir die DRV Auskunft.

Durchläufst du das Verfahren zum ersten Mal, möchte die DRV von dir außerdem

Angaben zu deiner Stellung im Unternehmen
einen Geschäftsführerdienstvertrag, einen Gesellschaftervertrag und einen Handelsregisterauszug
Daten die, die Gesellschaft betreffen wie die Gründung
Angaben zur letzte Veränderung bei den Geschäftsanteilen
Informationen zur Mehrheit bei Beschlussfassung – dieser Punkt ist besonders wichtig für die Frage, ob du als selbstständig giltst, oder nicht

Wichtig: Falls sich etwas an deinem Business ändert, zum Beispiel deine Eigentumsverhältnisse, solltest du das Verfahren erneut durchlaufen. Setze dir am besten einen jährlichen Reminder, um das Thema auf dem Radar zu behalten.

Fazit: Status checken und sparen

Dein Versicherungsstatus hat mehr mit deinen Finanzen zu tun, als du vielleicht meinst. Unser Appell an dich: Klär deinen sozialversicherungsrechtlichen Status frühzeitig und proaktiv mit einem Statusfeststellungsverfahren, um Überraschungen zu vermeiden – und zwar mehrfach, wenn sich bei deinem Business die Eigentümerverhältnisse ändern.

Wenn du unsicher bist oder das Thema einfach managen willst, ist mika für dich da. Als Unternehmer:innen wissen wir, wie komplex Buchhaltung, Steuern und Versicherungen sind.

Deshalb unterstützen wir dein Business nicht nur bei den Mindestanforderungen der Compliance, sondern sorgen mit KI, Automatisierungen und unserer Erfahrung dafür, dass du auch finanziell bestmöglich aufgestellt bist.

Du hast eine GmbH und die Bürokratie bereitet dir Kopfschmerzen?

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Tipp: Du bist in sozialen Netzwerken aktiv, um dein Business-Wissen up to date zu halten? Dann folge den Channels von mika für weitere Gründungstipps. Wir teilen regelmäßig wertvolle Insights und praktische Ratschläge zum Thema Steuern und Buchhaltung, damit dir wichtige Dinge wie das Statusfeststellungsverfahren nicht entgehen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Blogartikel stellen keine steuerliche Beratung im Sinne von § 2 StBerG dar. Individuelle Steuerfragen beantwortet dir deine Steuerberatung - oder du wendest dich direkt an mika.