E-Rechnung Pflicht 2026: Was du für deine GmbH jetzt wissen musst

Marie-Sophie Braunger
vor 3 Tagen
8 Min. Lesezeit

Vom Empfang zum Versand: Deine Roadmap für ein bürokratiefreies Jahr

Das Jahr 2025 hat die E-Rechnung zum Standard beim Empfang gemacht. Jetzt, im Januar 2026, stehen viele GmbH-Geschäftsführer vor der nächsten Hürde: der schrittweisen Pflicht zum Versand und der Vorbereitung auf die Umsatzgrenzen von 2027.

Die Antwort direkt

Für deine GmbH ist 2026 das entscheidende Übergangsjahr. Während du bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen musst, entscheidet dein Umsatz in 2026 darüber, ob du ab Januar 2027 verpflichtend E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden musst. Liegt dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, endet deine Schonfrist für den Rechnungsversand am 31. Dezember 2026.

Einleitung

Willkommen im Jahr 2026. Ein Jahr ist vergangen, seit die E-Rechnungspflicht für den Empfang im B2B-Bereich offiziell gestartet ist. Vielleicht hast du dich bereits daran gewöhnt, dass in deinem Posteingang vermehrt Dateien landen, die auf den ersten Blick wie Buchstabensalat aussehen, aber für deine Buchhaltung pures Gold sind. Doch während der Empfang für alle GmbHs bereits Alltag sein sollte, rückt die Pflicht zum aktiven Versand immer näher. Für dich als Gründer oder Geschäftsführer bedeutet das: 2026 ist das Jahr der Weichenstellung. Es geht nicht mehr nur darum, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern die Technologie so zu nutzen, dass sie dir Zeit zurückgibt. Wir bei mika wissen, dass Bürokratie oft wie ein Bremsklotz wirkt. Deshalb schauen wir uns heute gemeinsam an, wie du die E-Rechnung 2026 meisterst, ohne den Fokus auf dein Kerngeschäft zu verlieren.

TL;DR

Im Jahr 2026 müssen GmbHs den Übergang vom reinen Empfang zur aktiven Versendung von E-Rechnungen planen. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab 2027 zwingend auf Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umstellen, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Key Takeaways

2026 ist das Jahr der Umsatzbeobachtung: Wenn deine GmbH mehr als 800.000 Euro umsetzt, musst du ab 2027 zwingend E-Rechnungen versenden.
Unterscheide klar zwischen Formaten: Nur XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, einfache PDFs hingegen nicht.
Nutze die E-Rechnung als Effizienz-Turbo: Durch strukturierte Daten können KI-Systeme wie mika deine Buchhaltung fast vollständig automatisieren.

Die Timeline für 2026: Wo steht deine GmbH gerade?

Um zu verstehen, was du 2026 tun musst, werfen wir einen kurzen Blick in den Rückspiegel und weit voraus. Seit dem 1. Januar 2025 ist jede deutsche GmbH verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen zu können. Das bedeutet, du konntest dich nicht mehr weigern, eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei anzunehmen. Das Jahr 2026 dient nun als Puffer und Vorbereitungszeit für die nächste große Welle.

Die wichtigste Zahl für dich in diesem Jahr ist 800.000 Euro. Warum? Weil dein Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 darüber entscheidet, wie du das Jahr 2027 startest. Laut dem Wachstumschancengesetz und den ergänzenden BMF-Schreiben gelten folgende Stufen:

Bis 31. Dezember 2026: du darfst weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) versenden.
Ab 1. Januar 2027: Wenn dein Umsatz in 2026 über 800.000 Euro lag, musst du zwingend E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Das bedeutet für dich: Wenn deine GmbH wächst und du 2026 die 800.000-Euro-Marke knackst, hast du nur noch dieses eine Jahr Zeit, um deine Prozesse auf den automatisierten Versand umzustellen. Aber auch wenn du darunter bleibst, ist es klug, jetzt zu handeln. Warum solltest du bis 2028 warten, wenn du schon heute von schnelleren Zahlungszielen und weniger manuellem Aufwand profitieren kannst?

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format passt zu dir?

Immer wieder hören wir die Frage: Reicht ein PDF nicht aus? Die klare Antwort lautet: Nein. Eine reine PDF-Datei gilt steuerrechtlich ab 2025/2026 als „sonstige Rechnung“. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format vorliegen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert, die du kennen solltest.

Hier ist ein kurzer Vergleich der beiden Formate:

Die XRechnung ist ein rein datenbasiertes Format. Wenn du sie öffnest, siehst du nur Code. Das ist fantastisch für Computer und KI-Systeme wie mika, aber für das menschliche Auge eher anstrengend. Sie ist vor allem im Bereich Business-to-Government (B2G), also bei Aufträgen für Behörden, der absolute Standard.

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine visuelle PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. du siehst also eine ganz normale Rechnung, während im Hintergrund die Daten für die automatisierte Verarbeitung bereitstehen. Für die meisten GmbHs im B2B-Bereich ist ZUGFeRD die charmanteste Lösung, da sie sowohl für dich als auch für deine Kunden, die vielleicht noch nicht voll digitalisiert sind, lesbar bleibt.

Warum deine GmbH von der frühen Umstellung profitiert

Wir bei mika sehen die E-Rechnung nicht als lästige Pflicht, sondern als riesige Chance für deine Effizienz. Stell dir vor, du musst nie wieder Daten von einer Rechnung händisch in dein Banking oder dein Buchhaltungssystem abtippen. Da die E-Rechnung strukturierte Daten liefert, kann eine KI diese Informationen fehlerfrei auslesen. Das reduziert die Fehlerquote auf nahezu null Prozent.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Liquidität. E-Rechnungen werden schneller verarbeitet. Große Unternehmen haben oft automatisierte Workflows, die eine E-Rechnung sofort prüfen und zur Zahlung freigeben. Eine PDF-Rechnung hingegen landet oft in einem manuellen Prüfprozess, der Tage oder Wochen dauern kann. Wenn du also schneller an dein Geld kommen willst, solltest du deinen Kunden proaktiv E-Rechnungen anbieten.

Zudem sparst du bares Geld bei der Archivierung. Da E-Rechnungen bereits digital sind, entfällt das Einscannen von Papierbelegen. du musst sie lediglich revisionssicher speichern. Mit einem Partner wie mika an deiner Seite geschieht das fast wie von selbst im Hintergrund, während du dich um dein Team und deine Kunden kümmerst.

Ein entscheidender Vorteil, der oft übersehen wird: Bei mika wird jeder Beleg automatisch auf Korrektheit und Steuerabziehbarkeit geprüft, bevor er verbucht wird. Das unterscheidet mika fundamental von klassischer Buchhaltungssoftware wie sevDesk oder lexoffice, wo du selbst buchst und Fehler erst vom Steuerberater korrigiert werden. Mit mika entstehen Fehler gar nicht erst.

Checkliste: So machst du deine GmbH 2026 fit

Damit du nicht am 31. Dezember 2026 in Panik gerätst, haben wir dir eine kleine Roadmap zusammengestellt. Diese Schritte solltest du in den kommenden Monaten angehen, um den Übergang so sanft wie möglich zu gestalten.

Status-Quo-Check: Prüfe, ob deine aktuelle Software bereits E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (Version 2.x) erstellen kann. Viele alte Systeme brauchen hierfür teure Updates oder müssen ersetzt werden.
Umsatzprognose 2026: Behalte deine Zahlen im Auge. Wirst du die 800.000 Euro Grenze überschreiten? Wenn ja, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag für den verpflichtenden Versand.
Stammdaten pflegen: Für eine korrekte E-Rechnung benötigst du saubere Daten deiner Kunden, insbesondere die korrekte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang und gegebenenfalls die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern.
Workflow definieren: Wie kommen die Rechnungen in dein System? Nutze Tools, die den Empfang und Versand zentralisieren. mika kann dir hierbei helfen, indem es die Brücke zwischen deinen Belegen und der Finanzbehörde schlägt.
Kommunikation: Informiere deine Kunden darüber, dass du auf E-Rechnungen umstellst. Die meisten werden es dir danken, da sie selbst ihre Buchhaltung automatisieren wollen.

Denk daran: Es geht nicht nur darum, ein Gesetz zu erfüllen. Es geht darum, deine GmbH für die Zukunft aufzustellen. Ein digitaler Workflow ist die Basis für alles, was danach kommt, von der KI-gestützten Finanzplanung bis hin zur automatisierten Umsatzsteuervoranmeldung.

Häufige Fehler, die du 2026 vermeiden solltest

In unseren Gesprächen mit Gründern hören wir oft die gleichen Mythen. Einer der gefährlichsten ist der Glaube, dass eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung eine E-Rechnung sei. Laut dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 ist das schlichtweg falsch. Eine PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Wenn du ab 2027 oder 2028 zur E-Rechnung verpflichtet bist, riskierst du bei der Verwendung von einfachen PDFs deinen Vorsteuerabzug oder den deines Kunden.

Ein weiterer Fehler ist das Warten auf die „letzte Minute“. Die Umstellung deiner Buchhaltungsprozesse braucht Zeit. du musst dein Team schulen und sicherstellen, dass deine IT-Infrastruktur mitspielt. Wer erst im Dezember 2026 anfängt, wird unnötigen Stress erleben. Nutze lieber die ruhigeren Phasen im Jahr 2026, um mika zu testen und deine Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Unterschätze auch nicht die Archivierungspflicht. Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen digitalen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der XML-Datei reicht nicht aus. du benötigst ein System, das die Unveränderbarkeit der Daten über zehn Jahre garantiert. Das ist kein Hexenwerk, aber man muss es einmal richtig aufsetzen.

Vergleich der E-Rechnungsformate

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD (ab 2.0)
Dateiformat	Rein XML	Hybrid (PDF + XML)
Lesbarkeit für Menschen	Nur mit Viewer	Direkt als PDF lesbar
Einsatzbereich	Primär Behörden (B2G)	B2B und B2G
Automatisierung	Sehr hoch	Sehr hoch
Standard in Deutschland	Ja	Ja

Fristen für den Rechnungsversand

Zeitraum	Umsatzgrenze	Erlaubte Formate
Bis 31.12.2026	Alle Unternehmen	Papier, PDF, E-Rechnung
Ab 01.01.2027	> 800.000 € (Vorjahr)	Zwingend E-Rechnung
Ab 01.01.2027	< 800.000 € (Vorjahr)	Papier, PDF, E-Rechnung
Ab 01.01.2028	Alle Unternehmen	Zwingend E-Rechnung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich jede Rechnung als E-Rechnung versenden?

Nein, die Pflicht gilt primär für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) oder Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Auch für grenzüberschreitende Leistungen gelten aktuell noch andere Regeln, die sich aber im Rahmen der EU-weiten ViDA-Initiative in den nächsten Jahren ändern werden.

Wie berechne ich die 800.000 Euro Umsatzgrenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz deiner GmbH im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Pflicht ab 2027 ist also dein Umsatz aus dem Jahr 2026 entscheidend. Dabei wird auf den steuerbaren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG abgestellt.

Brauche ich eine spezielle Software für E-Rechnungen?

Ja, da eine E-Rechnung aus einem strukturierten XML-Datensatz besteht, kannst du sie nicht einfach mit Word oder Excel erstellen. du benötigst eine Buchhaltungssoftware oder einen KI-Co-piloten wie mika, der diese Formate generieren, empfangen und revisionssicher archivieren kann.

Muss ich den Empfang von E-Rechnungen bestätigen?

Nein, eine explizite Bestätigung ist nicht erforderlich. Seit dem 1. Januar 2025 wird vorausgesetzt, dass jedes Unternehmen technisch in der Lage ist, diese Rechnungen zu empfangen. du solltest lediglich sicherstellen, dass dein Posteingang für diese Dateiformate bereit ist und sie nicht im Spam-Filter landen.

Wie hilft mika meiner GmbH bei der Umstellung?

mika fungiert als dein intelligenter Co-Pilot. Die Plattform erkennt automatisch, wenn eine E-Rechnung eingeht, prüft jeden Beleg auf Korrektheit und Steuerabziehbarkeit, liest die XML-Daten fehlerfrei aus und bereitet die Buchung vor. Deine USt-Voranmeldung reichst du dann direkt über die integrierte ELSTER-Schnittstelle ein – ohne Umweg über den Steuerberater. Beim Versand sorgt mika dafür, dass deine Rechnungen immer im korrekten Format (z. B. ZUGFeRD) erstellt werden, damit du und deine Kunden rechtlich auf der sicheren Seite seid.

Weitere häufige Fragen (PAA)

Ist eine PDF-Rechnung im Jahr 2026 noch erlaubt?

Ja, für den Versand ist eine PDF-Rechnung im Jahr 2026 für die meisten GmbHs noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 oder 2028 ändert sich dies jedoch je nach Umsatzgröße, und die PDF wird durch strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ersetzt.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Wenn du zur Ausstellung verpflichtet bist und keine gesetzeskonforme E-Rechnung sendest, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Das kann dazu führen, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert, was eure Geschäftsbeziehung belasten und zu steuerlichen Problemen führen kann.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, auch Kleinunternehmer müssen seit Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten die gleichen Übergangsfristen wie für andere Unternehmen, wobei die meisten Kleinunternehmer erst ab 2028 zum Versand verpflichtet sind.

Welches Format ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Das kommt auf deine Kunden an. Für Behörden ist die XRechnung oft Pflicht. Für den allgemeinen B2B-Verkehr ist ZUGFeRD meist besser geeignet, da es eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.

Quellen

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